Ongeveer zes keer per jaar vergaderen de interne begeleidsters, de maatschappelijk werkster, de schoolverpleegkundige, de leerplicht-ambtenaar en een lid van de directie met elkaar. De zorgcoördinator kan ook andere mensen uitnodigen zoals de intern begeleider van een school voor speciaal onderwijs of  een medewerker van één of andere zorginstantie. De vergaderingen zijn belangrijk om leerlingen nog beter te helpen.